4857 sayılı Türk İş Kanunu’nun 75. maddesi, işverenlerin her çalışan için bir özlük dosyası düzenlemesini zorunlu kılar. Bu dosyada, işçinin kimlik bilgileri ve yasal belgeler yer almalıdır. İşverenler, elde ettikleri bilgileri dürüstlük kurallarına uygun olarak kullanmak ve gizli bilgileri korumakla yükümlüdür.
Personel özlük dosyası, her çalışan için ayrı olarak hazırlanır. İlk adım olarak, çalışanların gerekli belgeleri teslim etmesi sağlanır. Ayrıca, işe alım yapan kurumun, özlük dosyasındaki belgelerin eksiksiz olduğunu kontrol etmesi gerekir. İşte özlük dosyasının hazırlanma süreci:
- Her departman için çalışanların adlarıyla etiketlenmiş klasörler açılır.
- Dosyaya eklenmesi gereken belgeler bir liste halinde hazırlanır ve bu liste, her çalışan için aynı sırayla takip edilir.
- Her klasör için bir kontrol ve takip çizelgesi düzenlenir; belgeler iş süreci boyunca eklenir ve güncellenir. İş kanununda spesifik bir format zorunluluğu yoktur.
- Klasör veya dosya, kırtasiyelerden temin edilebilir. Ancak, eksik evrakın idari para cezasına yol açabileceği unutulmamalıdır.
Özlük dosyası hazırlarken standart bir formata uyma zorunluluğu yoktur. Şirketler, kendi ihtiyaçlarına uygun olarak farklı formatlarda özlük dosyası oluşturabilir. Önemli olan, her çalışanın belgelerinin eksiksiz bir şekilde toplandığından emin olmaktır. Hata riskini en aza indirmek için bir kontrol listesi ve şablon oluşturulabilir.
Personel özlük dosyasında yer alması gereken bilgiler şunlardır:
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Nüfus kayıt örneği
- İş veya hizmet sözleşmesi
- İş başvuru formu
- İkametgah belgesi
- Sağlık raporu
- Diploma fotokopisi
- Adli sicil kaydı
- 2 adet vesikalık fotoğraf
- Evli çalışanlar için evlilik cüzdanı fotokopisi
- Evli çalışanların eşinin ve varsa çocuklarının nüfus cüzdanı fotokopileri
- Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
- SGK işe giriş bildirgesi
Çalışan iş süresince özlük dosyasında bulunması gereken belgeler:
- İş sağlığı ve güvenliği eğitimi belgeleri
- Çalışanla ilgili resmi yazışmalar
- İş kazası raporları
- Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
- İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
- Performans değerlendirme formları
- Ücret kesintisi ve nedenini gösteren belgeler
- Geçici transfer onay belgeleri
- Yıllık, ücretli ve ücretsiz izin belgeleri
- Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporları
- Ücret artışı, terfi ve transfer yazıları
- Disiplin cezaları ve uyarılar
İşten ayrılırken özlük dosyasında bulunması gereken belgeler:
- İstifa dilekçesi
- Çalışma belgesi
- Fesih bildirimi
- Haklı fesih durumu varsa, bunu kanıtlayan belgeler
- Noter tasdikli bildirimler
- SGK işten ayrılış bildirgesi
- İhbarname ve ibraname
- Kıdem ve ihbar tazminatına ilişkin bordrolar
Bu düzenlemeler, personel özlük dosyasının eksiksiz ve yasalara uygun bir şekilde tutulmasını sağlar.
Diğer Yazılarımız
4447 Sayılı Kanunun Geçici 15.Maddesi
İşbaşı eğitim programı sonrasında istihdam edilen personeller için asgari ücret düzeyinde işveren maliyetinin %100'ünü karşılayan teşvik kanunudur.
Hemen Ücretsiz Deneyin
Kurumlara yönelik hizmetlerinde sıfır hata, maksimum verim ilkesi ile hareket eden Pusula Teşvik, profesyonel ve deneyimli ekibiyle de hizmet vermektedir.
Kayıt Ol